Toolcheck: FastBill als schweizer Taschenmesser für den virtuellen Unternehmer

Gastbeitrag von Christian Häfner, verantwortlich für Kooperationen und Marketing bei FastBill.

Mittlerweile gibt es kaum noch eine App, die es nicht gibt. Immer mehr webbasierte Tools helfen heute, einzelne Aufgaben möglichst effizient und kostensparend umzusetzen. Doch so schön die wachsende Vielfalt der Tools auch ist – am Ende sollte es nicht dazu führen, dass man dutzende unterschiedlicher Systeme zu managen hat und irgendwann den Überblick verliert. FastBill bietet daher nicht nur die reine Rechnungsstellung, wie der Name vermuten ließe, sondern gleich eine ganze Reihe von geschäftlichen Funktionen in einem Tool. Viele, teils nervige Aufgaben können so recht einfach und zentral erledigt werden. Das Business Tool kostet 5,95€ pro Monat und richtet sich an Unternehmer, Freelancer und Selbstständige.

Kunden verwalten und betreuen

„Der Kunde ist König“ ist eine Wahrheit, die auf Selbstständige vielleicht sogar noch mehr zutrifft als auf Angestellte. Deshalb ist es wichtig alle Daten auf einen Blick zu haben. Bei FastBill lassen sich neben den Stammdaten eines Kunden z.B. auch weitere Informationen wie Kontakte, Kostenstellen, regelmäßige Bemerkungen und Dokumente hinterlegen. Mit FastBill lassen sich unbegrenzt viele Angebote, Rechnungen, Mahnungen und sonstige Dokumente einfach und individuell erstellen. Eine Einschränkung gibt es nicht.

Wo sind die Grenzen: Der E-Mail Verkehr lässt sich nicht automatisiert einbinden, ebenso wenig wie die Anbindung einer Telefonanlage.

Das eigene Produktportfolio managen

Leistungen wie Stundensätze oder Produkte können problemlos verwaltet, gruppiert und für die Angebots- oder Rechnungserstellung genutzt werden.

Grenze: FastBill eignet sich weniger gut als Warenwirtschaftssystem. Derzeit ist keine Bestands- oder Produktplanungsfunktion integriert. Dienstleister dürften allerdings nichts vermissen.

Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Stornos, Gutschriften, etc.

Dieser Abschnitt ist das Kerngeschäft von FastBill. Die Dokumenten-Vorlagen können einfach per online Editor inkl. eigenem Logo und/oder Briefpapier und sogar individueller Schrift gestaltet werden. Je nach Art oder Empfänger des Dokuments (z.B. Angebot oder Rechnung) kann bei der Erstellung einfach eine andere Vorlage verwendet werden. Die Dokumente werden online archiviert und sind auch langfristig zugänglich. Ein großer Vorteil zu vergleichbaren Tools ist, dass z.B. auch eine digitale Signatur für Rechnungen möglich ist, auch ohne Anmeldung bei einem Drittanbieter.

Grenzen: Eigentlich keine. Vom Erstellen und Signieren der Rechnung bis hin zum Post- oder Mail-Versand bietet FastBill alles an, was im Geschäftsalltag nötig ist.

Projektarbeit , ToDo´s, Zeiterfassung

Virtuelle Unternehmer, v.a. Dienstleister werden Projekt- oder Aufgabenweise gebucht. FastBill bietet dazu eine Projektmanagementfunktion inkl. Projektverwaltung, Mitarbeiterzugängen, Aufgaben-Listen, Zeiterfassung und Abrechnung an, wobei alles miteinander verknüpft ist.

Grenzen: Das Aufgaben-Management eignet sich primär für die abzurechnen Aufgaben innerhalb des Projektes, weniger für die spontanen Merklisten, die im Alltag über Helfer wie „The Deadline“ oder „RememberTheMilk“ sicher besser abgewickelt werden können.

Dokumente

Dropbox scheint unumgänglich. Aber auch FastBill bietet einen Bereich für Dokumente an. Ein Space-Limit gibt es nicht. Dokumente müssen per Upload Formular hochgeladen werden und liegen dann sicher auf Deutschen Servern in direkter Nachbarschaft zu denen einiger Banken.

Grenze: FastBill hat keine OSX oder PC Integration wie z.B. Dropbox. Es gibt auch keine automatische Sync-Funktion. Die Dropbox kann also nicht ersetzt werden. Allerdings hilft dieser Bereich, alle wichtigen Daten (finanzrelevante Daten und Unterlagen oder auch Projektergebnisse zu archivieren). So bleiben Angebote, Rechnungen und Projektunterlagen zusammen, sicher und verfügbar.

Kommunikation und Kollaboration

FastBill lässt Rechnungen und sonstige erstellte Dokumente auf Wunsch digital signieren und verschicken, per Mail oder per Brief, mit oder ohne Anhänge. Auch Kommentare oder Bemerkungen können pro Kunde hinterlegt werden. Für das interne Projektgeschäft können verschiedene Mitarbeiter verschiedene Rollen erhalten und z.B. nur auf bestimmten Projekten arbeiten und dort Aufgaben bearbeiten und Zeiten individuell erfassen und abrechnen.

Grenze: Für den häufigeren Austausch oder den eher informellen Austausch eignet sich die ganz normale E-Mail besser. Aber auch hier gilt: Wesentliche, relevante Geschäftsinformationen können an einer Stelle hinterlegt werden.

Fazit

FastBill ist ein gutes Rundum-Tool, das die wesentlichen Funktionen für den Geschäftsalltag kleiner Unternehmen abbildet. Es umfasst Funktionen für Projektmanagement, Rechnungen, Zeiterfassung und Kundenmanagement und ist damit eine gute Grundlage für das papierlose Office. Der Preis von monatlich 5,95€ pro Nutzer ist zudem vergleichsweise recht günstig. Wer das Tool zunächst einmal testen möchten, für den stellt FastBill einen dreimonatigen Testzugang zur Verfügung.

Ähnliche Artikel:

• Toolcheck: FastBill als schweizer Taschenmesser für den virtuellen Unternehmer
• 9 Tools zur Rechnungsstellung, die die lästige Buchhaltung entspannter machen
• Neue Tools und Services – Update für den Baukasten zum virtuellen Unternehmen
• Wiki als Bedienungsanleitung des Unternehmens
• Toolcheck: ifttt – Das kann ja heiter werden
• 2 Wikis für Startup- und Business-Tools

Teile diesen Artikel mit anderen ...

• 

Möchtest du neue Artikel künftig per Email bekommen?
Dann trage hier einfach deine Email-Adresse ein:

E-Mail*

Absenden

Hast du irgendwann keinen Bock mehr darauf, kannst du dich jederzeit wieder abmelden.

Weitere Möglichkeiten, auf dem Laufenden zu bleiben:
RSS Twitter Facebook