Toolcheck: KundenMeister „All-In-One-Lösung“ für Marketing, Vertrieb und Organisation

Im heutigen Toolcheck geht´s um die CRM-Lösung KundenMeister, vorgestellt als Gastbeitrag von Mario Körbler, Geschäftsführer der WebAgentur Körbler, die das Tool entwickelt hat.

Bei all den verschiedenen Programmen, mit denen Unternehmer heute arbeiten, verliert man schnell den Überblick. Wie war nochmal das Passwort für das E-Mail-Tool? Wie funktioniert die Suche im Fakturierungs-Programm? Und wo finde ich einen Überblick über die Bestellungen im Webshop?

Wer mit der österreichischen CRM-Lösung KundenMeister arbeitet, muss sich um viele dieser Dinge keine Gedanken mehr machen. Die Cloud-Software unterstützt beim Projekt- und Aufgabenmanagement, strukturiert Vertrieb und Verkauf, ermöglicht eine übersichtliche Zeiterfassung und ist ein benutzerfreundliches Tool für Newsletter- und SMS-Versand. Erhältlich sind die einzelnen Module ab 5 Euro pro Benutzer und Monat.

Kundenmeister verwaltet Kontakte und Adressen

Mit dem KundenMeister lassen sich Kontakte in unterschiedlichen Gruppen (Lieferanten, Kunden, Interessenten) verwalten. Dabei werden Kontakte, die über ein Kontaktformular auf Webseiten eingegeben werden, automatisch übernommen. Schnittstellen für eine Kontaktübername gibt es u.a. auch für Datenbanken, MS Office-Programme und Reservierungssysteme. In einer Landkarte lassen sich die Kontakte übersichtlich darstellen.

Anhand der Kontakthistorie erkennt man, welcher Mitarbeiter wann welchen Kontakt bearbeitet hat. Auch unterschiedliche Berechtigungen können für die einzelnen Kontakte festgelegt werden.

Grenzen: Für kleine und mittlere Unternehmen ist der Umfang der Kontakt- und Adressverwaltung mehr als ausreichend.

Mit KundenMeister Projekte und Aufgaben organisieren

Zeitpläne, Aufgaben oder Dokumente: all dies lässt sich über die Aufgaben- und Projektverwaltungsmodule im KundenMeister organisieren.

Für jedes Projekt können unterschiedliche Zugriffe festgelegt und auch Benutzer außerhalb des Unternehmens eingeladen werden. Aufgaben können nach Priorität und nach Art (persönlich, Projekt, Kontakt etc.) sortiert werden. Außerdem können direkt in der Aufgabe Dokumente hochgeladen werden. Auch hier lassen sich wieder individuelle Zugriffsrechte festlegen.

Grenzen: Wer noch nie mit einem CRM-System gearbeitet hat, muss sich am Anfang wohl dazu zwingen, alle projektrelevanten Infos (Gespräche mit Kunden, kleine Notizen, Erinnerungen etc.) einzutragen. Die lückenlose Nachvollziehbarkeit und der einheitliche Wissensstatus bei allen Projektbeteiligten belohnt aber schnell für den Aufwand.

E-Mail- und SMS-Newsletter versenden

Der KundenMeister unterstützt beim Newsletterversand via E-Mail und SMS und greift dazu auf die Daten aus dem Kontaktmodul zurück. Es kann auch ein Newsletter-Anmeldeformular zum Einbauen in die eigene Webseite generiert werden. Die eingegebenen Kontakte werden dann automatisch in das Kontaktmodul übernommen.

An einzelne Kontaktgruppen können unterschiedliche Newsletter verschickt werden (zB Rotwein-Kunden, Weißwein-Kunden, Lieferanten etc.), wobei das Erstellen von unterschiedlichen Newsletter-Designs über einen Editor möglich ist. Auch ein automatisierter Newsletter-Versand (zB am Geburtstag des jeweiligen Kontaktes) kann generiert werden.

Die Auswertungen geben Aufschluss über die Soft- und Hardbounces sowie die E-Mail-Clients, in denen die Newsletter geöffnet wurden. Auch wie oft die einzelnen Links in den Newslettern angeklickt wurden, lässt sich nachvollziehen.

Grenzen: Eine Funktion, über die die Darstellung in allen E-Mail-Clients gleichzeitig getestet werden kann, gibt es leider nicht. Der Testversand an einzelne E-Mail-Adressen ist aber möglich.

Konkurrenz im Auge behalten

Simpel aber äußerst hilfreich: KundenMeister-User erhalten ein E-Mail, wenn sich Webseiten (z.B. von Konkurrenten, Lieferanten, Partnerbetrieben) verändert haben. Welche Webseiten dabei beobachtet werden sollen, kann der User selbst festlegen.

Grenzen: Die E-Mails informieren darüber, dass Inhalte auf den Webseiten verändert wurden. Um welche Inhalte es sich dabei handelt, wird nicht angegeben. Dennoch ist das Konkurrenz Monitoring eine super Möglichkeit, um seine Konkurrenz im Auge zu behalten.

Vertrieb steuern

Über den KundenMeister lässt sich ein Online-Shop aufbauen, der danach auf der Webseite des KundenMeister-Users veröffentlicht wird. Die Verwaltung des Online-Shops erfolgt über den KundenMeister, d.h. die Daten werden automatisch in die anderen Module (Kontakte, Newsletter, Produkte etc.) übernommen. Die Zahlungen im Online-Shop werden über Wirecard abgewickelt.

Zu den Funktionen im Bereich Vertrieb zählen neben dem Online-Shop auch das Verkaufschancen- und Leadmanagement, über das künftige Geschäftsabschlüsse in Diagrammen abgebildet werden.

Grenzen: Eigentlich keine. Die Vertriebs-Tools sind übersichtlich gestaltet und sorgen so dafür, dass auch der ungeübte User schnell findet, wonach er sucht.

Rechnungen erstellen, Termine organisieren und Arbeitszeiten verwalten

Auch bei ganz alltäglichen Dingen wie Rechnungen erstellen, Verwalten von Terminen und Auflisten von Arbeitszeiten unterstützt der KundenMeister. Eine Synchronisation mit anderen Programmen (MS Office, Buchhaltungsprogramme, iCal etc.) erleichtert die Arbeit.

Über die Zeiterfassung können die Arbeitszeiten Kunden und Projekten zugeordnet werden. Unterschiedliche Auswertungen geben Mitarbeiter, Geschäftsführung und Controlling einen Überblick über die relevanten Daten.

Grenzen: Die Start- und Stoppfunktion in der Zeiterfassung erweist sich in der Praxis als wenig hilfreich, da sich Arbeitszeiten im Alltag einfach nicht sekundengenau abgrenzen lassen. Die Start- und Stoppfunktion ist aber ohnehin nur eine Alternative zum gewöhnlichen Eintragen der Uhrzeiten in das Zeiterfassungs-Modul.

Bewerberdaten managen

In das Bewerber-Modul des KundenMeisters lassen sich die Daten von Bewerbern eintragen und strukturieren. Es können auch Kontaktformulare generiert werden, die auf Webseiten eingebaut werden, um Daten von Bewerbern automatisch in den KundenMeister zu übernehmen. Über den KundenMeister ist es dann möglich, die Bewerber per E-Mail zu kontaktieren und nach unterschiedlichen Kriterien (Qualifikation, Herkunft etc.) Suchabfragen durchzuführen.

Fazit

Ein CRM-System macht nur dann Sinn, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens auch damit arbeiten. Das tun sie aber nur, wenn der Aufbau einfach ist und die Funktionen ihren Anforderungen entsprechen. Der KundenMeister ist einfach aufgebaut und verzichtet auf unnötige Spielereien. Die Chancen stehen also gut, dass der Klick auf den KundenMeister zur täglichen Routine für die Mitarbeiter wird.

Zur übersichtlichen Struktur im KundenMeister trägt auch bei, dass man einzelne Module kaufen kann (ab 5 Euro je User und Monat) und so im Menü nur jene Funktionen sieht, die man nutzt. Mit einem Preis von 40 Euro für das Gesamt-Paket pro User und Monat bietet die CRM-Software gemessen am Funktionsumfang ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis.

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